Naplánování analytické schůzky vypadá na první pohled jednoduše. Otevřu Microsoft Outlook, přepnu se do kalendáře, zvolím Novou událost a pak už jen vyberu účastníky schůzky, vyberu čas a místo a je to. Ovšem před tím musím vyřešit několik poměrně důležitých otázek:
- Jaké téma schůzky zvolit?
- Koho vybrat jako zástupce klíčových uživatelů?
- Kolik lidí pozvat na schůzku?
Na úvodních schůzkách je vhodné začít obecnějšími tématy. Začít od potřeb (anglicky needs), tedy od toho, co by měl daný informační systém vyřešit. Potřeby umožní vymezit, co je předmětem řešení a co už ne. Postupem času se lze dopracovat k detailnějším oblastem a začít uvažovat třeba nad tím, jak přesně má vypadat případ užití UC0157 výdej zboží. Tenhle přístup se nazývá top - down. Začínáme s globálním pohledem na systém a postupně se dostáváme do větší hloubky s větší úrovní detailu.
Se zvoleným tématem schůzky a s danou úrovní detailu souvisí i to, koho pozvat. K obecnějším tématům se bude nejspíše vyjadřovat management firmy, k detailům pak spíše zástupci uživatelů. Správný výběr konkrétních lidí, kteří budou spolupracovat s business analytikem a v rámci projektu se účastnit analytických schůzek je také dost obtížný. Pokud má dané znalosti ve firmě pouze jediný člověk, je předem dané, že se analytických schůzek bude účastnit právě on. Pokud je v dané kategorii uživatelů na výběr, pak by měl ideální kandidát splňovat následující předpoklady:
- měl by být dostatečně dobře seznámený s danou problematikou,
- měl by reprezentovat danou skupinu klíčových uživatelů,
- měl by být schopen vše jasně a srozumitelně vysvětlit,
- měl by být časově dostupný.
Samozřejmě tohle je ideální stav. Ten nejzkušenější pracovník bude obvykle i ten nejvytíženější a tudíž nejméně časově dostupný.
Pro business analytika je obtížné ověřit, zda je pracovník dostatečně dobře seznámený s danou problematikou a zda skutečně reprezentuje danou skupinu uživatelů. Někteří lidé nepřiznají, že něco nevědí nebo si tím nejsou jisti. Daný uživatel také nemusí reprezentovat většinový názor skupiny uživatelů. Dělá v zásadě stejnou práci, ale z nějakého důvodu se setkává s jinými problémy nebo používá jiné postupy než ostatní uživatelé.
Pracoval jsem na analýze požadavků pro jeden informační systém, který se měl využívat na 10 různých pracovištích v různých městech ČR. Všechna tato pracoviště zpracovávala stejné případy, každé mělo svého vedoucího a bylo na ostatních pracovištích nezávislé. Vzhledem k tomu, že jedno z těchto pracovišť bylo umístěno v Praze, probíhaly analytické schůzky s pracovníky z Prahy. Při představení výsledků analýzy se pak ukázalo, že by navržený informační systém plně vyhovoval jen pracovišti v Praze. Důvodem bylo, že ostatní pracoviště používali odlišné pracovní postupy. Pracovníci pražského pracoviště tedy nereprezentovali celou skupinu uživatelů.
Jak takové situaci předejít? Důležité informace je třeba ověřit z více zdrojů. Je to často časově náročné, nicméně vyplatí se to.
Pokud jde o časovou dostupnost, je vhodné dohodnout rozsah spolupráce klíčových uživatelů s managementem firmy. Bez spolupráce klíčových uživatelů nemá analytik šanci kvalitně provést svojí práci. Je proto třeba, aby byla dostupnost těchto pracovníků garantována jejich nadřízeným a jejich účast na projektu chápána ve firmě jako priorita.
Na schůzku je potřeba pozvat přiměřený počet lidí. Za přiměřený počet osobně považuji maximálně 5 účastníků schůzky (včetně business analytika). Samozřejmě mám zkušenost i s větším počtem účastníků schůzky, ovšem takové schůzky nebývají příliš efektivní, protože každý z účastníků se zaměřuje na jinou oblast.
Tolik k přípravě analytické schůzky. Příště se podíváme na realizaci schůzky.
