Příprava na analytickou schůzku

Analytické schůzky slouží ke sběru požadavků. Pro správný průběh analytické schůzky je důležitá kvalitní příprava. Business analytik má obvykle již před schůzkou možnost získat celou řadu informací, které mu pomohou se v dané problematice orientovat. Jde například o:

• popis současného procesu,
• pracovní postupy,
• směrnice,
• legislativu týkající se dané oblasti,
• dokumenty popisující stávající informační systém,
• dokumenty z projektů z dané oblasti,
• atd.

Důležité je osvojit si odbornou terminologii z dané oblasti, vyjasnit vztahy mezi používanými pojmy a pochopit používané zkratky. Většina oblastí, nebo odborně business domén,  se jen hemží TLA (Three Letter Acronym - tří písmenná zkratka) a terminologií, kterou nezasvěcený jen obtížně pochopí. Je tedy vhodné vytvořit si slovník pojmů a zkratek s jejich jednoznačným vysvětlením.


Moje první analytická schůzka v praxi se týkala billingového systém v telekomunikační firmě. Ten měl zpracovával CDR z PBX. Důležité bylo, aby umožňoval rating i podle čísel trunků a bylo možné nakonfigurovat různé způsoby tarifikace. Na schůzce jsem tehdy samozřejmě netušil, co je PBX, CDR nebo trunk. Pokud bych se tehdy na schůzku důkladně připravil, pravděpodobně bych to věděl...

Problémem mohou být i pojmy, kterým sice každý rozumí, ale každý pod daným pojmem rozumí něco trochu jiného. Například pojem klient v bance. Klientem je obvykle někdo, kdo využívá nějakou službu, například má v bance založený účet. Je klientem také člověk, který účet zrušil?  Je klientem disponent účtu, nebo ručitel? Je klientem člověk který o služby banky jen projevil zájem? To jsou otázky, které je obvykle třeba vyjasnit. Obvykle business analytika napadnou když začne vytvářet doménový model. Doménový model znázorňuje vazby mezi jednotlivými pojmy. Vzhledem připomíná class diagram, nebo ERD (entity relationship diagram). Rozhodně ho doporučuji vytvořit a seznámit s ním i zákazníka, pomůže to vyhnout se pozdějším nepříjemným překvapením.

Kromě toho, že analytik musí zákazníkovi rozumnět (a samozřejmě i naopak!), musí mít analytik jasno, co bude obsahem schůzky. Je vhodné si předem připravit dotazy nebo alespoň seznam oblastí, kterých se bude plánovaná analytická schůzka týkat. Při této přípravě se mi osvědčilo použít tzv. mind maps (myšlenkové mapy). Myšlenkové mapy jsou přehledné, snadno použitelné a mají široké použití.

Příprava je důležitá, neméně důležité je naplánování a organizace analytické schůzky. A právě těmto tématům se budu věnovat příště.

Kariérní posun

Snad každého časem napadne, že by se měl posunout ve své kariéře někam dál. Pokud Váš zaměstnavatel tohle bohužel neřeší, pak zbývá jen jediná možnost - změnit firmu. Pojďme se proto podívat, jak je kariérní postup vyřešený v případě kvalitních zaměstnavatelů na případu analytického oddělení firmy poskytující služby v oboru IT.

Nový zaměstnanec nastupuje obvykle na pozici junior analytik.  Junior analytik je startovní pozice, kariérní posun na pozici analytik lze očekávat do 1 roku. Junior analytik pracuje na projektu pod vedením analytika nebo senior analytika. Má přiděleného mentora (obvykle na pozici senior analytik), který je jeho průvodcem adaptačním procesem ve firmě. Pokud junior analytik svou prací prokáže, že je schopen samostatné práce a absolvuje potřebná školení, následuje na základě zhodnocení jeho práce projektovým manažerem a vedoucím týmu kariérní posun na pozici analytik. S tím samozřejmě souvisí i zvýšení platu a benefitů (např. zvýšení rozpočtu na školení).

Analytik je již schopen samostatně pracovat na projektu, případně vést menší analytický tým.  Obvykle pracuje jako jeden z analytiků  týmu a má na starosti stanovenou oblast řešení. Na pozici analytik je zaměstnanec obvykle několik let. Kariérní posun může znamenat vedení týmu analytiků a/nebo posun na pozici senior analytik.

Senior analytikem se analytik stává pokud získá dostatek zkušeností s různými projekty (například úspěšně dokončí X projektů na pozici analytik), prokáže odborné zkušenosti (ideálně certifikací). Samozřejmě i získání funkce senior analytika přináší hmotné výhody ve formě dalšího zvýšení platu a získání benefitů (firemní auto, ...). Navíc senior analytik patří k úzké skupině těch nejlepších analytiků ve firmě.

Základní principy motivace lidí ve firmě jsou následující:

1) Každý ví, kdo je junior analytik, analytik a senior analytik. Je to uvedeno na vizitce, v podpisu emailu, v seznamu zaměstnanců na intranetu.

2) Mezi jednotlivými skupinami jsou rozdíly. Rozdíly jsou ve znalostech, zkušenostech,  platu, benefitech. Na důležité projekty jsou nasazováni zkušenější analytici a senior analytici, méně důležitou práci provádí junior analytici.

3) Každá změna pozice je zdůvodněná (úspěšně dokončenými projekty a přínosem pro firmu) a je ve firmě všem oznámena.

4) Každý chce být v budoucnu senior analytikem. A to nejen pro hmotné výhody, ale i pro jistou prestiž, kterou tato pozice ve firmě přináší.

Co dělá business analytik?

Hlavní náplní práce business analytika jsou požadavky (requirements). Business analytik požadavky zjišťuje, analyzuje a zaznamenává. Jak to probíhá v praxi?

Sběr požadavků probíhá na analytických schůzkách. Těchto schůzek s analytiky se účastní zástupci zákazníka, kteří se v anglické terminologii označují jako stakeholders. Patří mezi ně vybraní zástupci budoucích uživatelů a lidé, kteří rozhodují jak a k čemu se bude budoucí informační systém používat.

Z hlediska analytika je analytická schůzka obvykle poměrně náročná na jak přípravu, tak  na zpracování výsledků schůzky. Cílem schůzky je získat informace co by měl budoucí informační systém dělat a ideálně také proč je to požadováno. Dále analytik zjišťuje případná omezení a pravidla, která se daného systému týkají. Omezením systému, která stanovují jak něco musí být provedeno se říká nefunkční požadavky. Pravidla pro fungování systému se anglicky označují jako business rules.

Výsledky analytických schůzek analytik zpracuje a zaznamená ve formě diagramů a jejich popisu. Pro tyto analytické diagramy existuje celosvětově rozšířený standard UML (Unified Modeling Language). Pro vytváření diagramů využívá business analytik specializovaný nástroj, pro který se používá název CASE (Computer Aided Software Engineering). Tento nástroj umožňuje diagramy nejen vytvářet, ale i udržovat vzájemné vazby mezi nimi a také generovat v případě potřeby dokumentaci typicky ve formátu souborů Microsoft Word.

Analytik tedy zaznamená požadavky, ověří je se zadavateli, ideálně formou akceptace finálního dokumentu, který bude sloužit jako podklad pro vývoj systému. Tím ovšem jeho práce nekončí. S výstupy analýzy začnou pracovat vývojáři a  testeři. Vývojáři vytvářejí kód výsledného informačního systému, testeři připravují testovací případy, podle kterých otestují výstupy vývojářů. Analytik komunikuje s vývojáři i testery, reviduje testovací případy a odpovídá na dotazy.

No a pak, jednoho krásného dne, dojde k úspěšnému nasazení systému (tato událost se označuje anglicky jako release), což je jeden z klíčových milníků softwarového projektu. Pro business analytika obvykle v té chvíli už začíná další projekt...

Business analytik

Když se mě lidé ptají, co dělám, většinou odpovídám, že jsem business analytik. Co si pod tím představit? Business analytik je člověk, který snadno a rychle pochopí co je náplní Vaší práce. Je schopen jí provádět ve stejné kvalitě jako Vy, ale navíc je schopen použít své znalosti v oblasti informačních technologií a zlepšování procesů a Vaši práci zefektivnit.

Business analytik musí mít výborné komunikační schopnosti. Nemusí být nutně extrovert, ale musí být schopen pokládat správné otázky ve správný čas. Musí být schopen pochopit, co provádíte, proč, kdy, jak, s jakými vstupy a výstupy. Musí rychle pochopit odbornou terminologii, kterou používáte. Bez problémů zvládne používat aplikace, které ke své práci používáte Vy. Má specializované znalosti z oblasti informačních technologií, je schopen domluvit se s vývojáři a testery, zná jejich terminologii a postupy vývoje aplikací. Díky svým znalostem a zkušenostem je schopen efektivně získávat požadavky, přesně je specifikovat a zaznamenat  ve formě vhodné pro všechny strany účastnící se na vývoji nové aplikace (nebo na úpravě té stávající).

Business analytik je zkrátka člověk, který je odborně na pomezí mezi IT a businessem a v obou oblastech je odborníkem. Možná si myslíte, že takového člověka ve firmě nepotřebujete. Business se s IT přece domluví. Dlouholeté zkušenosti z mnoha firem ukazují, že tenhle předpoklad bohužel nefunguje. Pokud to náhodou v té Vaší firmě funguje, pravděpodobně máte ve firmě business analytika, jen název pozice je ve skutečnosti jiný, třeba "metodik", "referent" nebo "specialista".