Příprava na analytickou schůzku

Analytické schůzky slouží ke sběru požadavků. Pro správný průběh analytické schůzky je důležitá kvalitní příprava. Business analytik má obvykle již před schůzkou možnost získat celou řadu informací, které mu pomohou se v dané problematice orientovat. Jde například o:

• popis současného procesu,
• pracovní postupy,
• směrnice,
• legislativu týkající se dané oblasti,
• dokumenty popisující stávající informační systém,
• dokumenty z projektů z dané oblasti,
• atd.

Důležité je osvojit si odbornou terminologii z dané oblasti, vyjasnit vztahy mezi používanými pojmy a pochopit používané zkratky. Většina oblastí, nebo odborně business domén,  se jen hemží TLA (Three Letter Acronym - tří písmenná zkratka) a terminologií, kterou nezasvěcený jen obtížně pochopí. Je tedy vhodné vytvořit si slovník pojmů a zkratek s jejich jednoznačným vysvětlením.


Moje první analytická schůzka v praxi se týkala billingového systém v telekomunikační firmě. Ten měl zpracovával CDR z PBX. Důležité bylo, aby umožňoval rating i podle čísel trunků a bylo možné nakonfigurovat různé způsoby tarifikace. Na schůzce jsem tehdy samozřejmě netušil, co je PBX, CDR nebo trunk. Pokud bych se tehdy na schůzku důkladně připravil, pravděpodobně bych to věděl...

Problémem mohou být i pojmy, kterým sice každý rozumí, ale každý pod daným pojmem rozumí něco trochu jiného. Například pojem klient v bance. Klientem je obvykle někdo, kdo využívá nějakou službu, například má v bance založený účet. Je klientem také člověk, který účet zrušil?  Je klientem disponent účtu, nebo ručitel? Je klientem člověk který o služby banky jen projevil zájem? To jsou otázky, které je obvykle třeba vyjasnit. Obvykle business analytika napadnou když začne vytvářet doménový model. Doménový model znázorňuje vazby mezi jednotlivými pojmy. Vzhledem připomíná class diagram, nebo ERD (entity relationship diagram). Rozhodně ho doporučuji vytvořit a seznámit s ním i zákazníka, pomůže to vyhnout se pozdějším nepříjemným překvapením.

Kromě toho, že analytik musí zákazníkovi rozumnět (a samozřejmě i naopak!), musí mít analytik jasno, co bude obsahem schůzky. Je vhodné si předem připravit dotazy nebo alespoň seznam oblastí, kterých se bude plánovaná analytická schůzka týkat. Při této přípravě se mi osvědčilo použít tzv. mind maps (myšlenkové mapy). Myšlenkové mapy jsou přehledné, snadno použitelné a mají široké použití.

Příprava je důležitá, neméně důležité je naplánování a organizace analytické schůzky. A právě těmto tématům se budu věnovat příště.